- participă la activitatea de întocmire și actualizare a nomenclatorului arhivistic
- asigură verificarea şi relaţionarea cu Arhivele Naţionale în vederea avizării nomenclatorului arhivistic
- urmăreşte modul de aplicare al nomenclatorului arhivistic la constituirea dosarelor de către serviciile/birourile compartimentele din aparatul de specialitate al primarului
- verifică şi preia pe bază de proces-verbal şi inventar dosarele constituite
- la preluarea unităților arhivistice create, verifică fiecare dosar, urmărind respectarea modului de constituire și concordanța dintre conținutul acestora și datele înscrise în inventar; în cazul constatării unor neconcordanțe, se aduc la cunoștința compartimentelor creatoare în scopul efectuării măsurilor corective necesare;
- întocmeşte inventare pentru fondul arhivistic existent
- întreţine un registru tip intrare-ieşire din arhivă a documentelor
- asigură evidenţa tuturor intrărilor şi ieşirilor din depozitul de arhivă pe baza registrelor de intrare – ieşire şi verifică integritatea documentelor restituite;
- pune la dispoziție pe bază de semnătură și ține evidența documentelor împrumutate compartimentelor creatoare
- la restituire verifică integritatea documentelor împrumutate
- întocmeşte inventarul documentelor ce urmează a fi analizate şi selecţionate de către comisia de selecţionare pentru documentele a căror termen de păstrare este depăşit
- administrează arhiva Primăriei şi organizează selecţionarea dosarelor anual în vederea scoaterii din uz sau predării la arhivele centrale, conform cu instrucţiunile Arhivelor Statului
- colaborează cu Direcţia Judeţeană a Arhivelor Statului pentru predarea la termen a documentelor din depozitul arhivistic de stat
- asigură activitatea de eliberare a copiilor, certificatelor şi extraselor, în condiţiile legii, la solicitările cetăţenilor sau instituţiilor, asigurând taxarea conform reglementărilor în vigoare
- nu se eliberează copii după documentele secrete; Răspunde de evidenţa, păstrarea şi conservarea documentelor cu caracter secret
- verifică evidențele, inventarierea, selecționarea, păstrarea şi folosirea documentelor din arhivă în condițiile Legii 16/1996
- menţine ordinea şi curățenia, asigură condiţii necesare păstrării arhivei pentru a nu se degrada
- întocmeşte diferite situaţii la solicitarea unor instituţii sau pentru aplicarea unor prevederi legale
- solicită conducerii dotarea corespunzătoare a depozitului (mobilier, rafturi, mijloace PSI, etc.)
- informează conducerea și propune măsuri în vederea asigurării condițiilor corespunzătoare de păstrare și conservare a arhivei
- efectuează operațiunile de intrare-ieșire pe portal.regista.ro
- responsabilităţi SCIM conform OSGG nr. 600/2018
- responsabilităţi ISO 9001:2015 şi SR EN ISO 14001:2015
- respectă normele de securitate în muncă precum şi măsurile de aplicare a acestora
- asigură arhivarea documentelor create
Site-ul www.adjud.ro utilizează cookie-uri pentru funcţionare. Un cookie este un mic fişier text care este stocat de către browser din momentul primei dvs. vizite şi care este inactiv, deci nu poate fi purtător de virus. Tehnologia cookie furnizează informaţii despre modul în care site-ul nostru este utilizat (statistici ale traficului pe site precum numărul de vizitatori, timpul petrecut pe site, numărul de pagini vizitate, etc.). Vă facem cunoscut faptul că neacceptarea cookie-urile vă va împiedica să folosiţi toate funcţiile site-ului www.adjud.ro.AcceptNu acceptPolitica Cookie