Serviciul administrație publică locală
Compartiment relații cu Consiliul Local, legalitate și contencios administrativ
Atribuțiile compartimentului relații cu Consiliul Local, legalitate și contencios administrativ sunt:
- Consiliul Local;
- primirea proiectelor de hotărâri întocmite de către serviciile aparatului de specialitate al Primarului Municipiului Adjud;
- transmiterea proiectelor de hotărâri comisiilor de specialitate ale consiliului local;
- convocarea consilierilor locali la şedinţele comisiilor de specialitate;
- transmiterea materialelor supuse dezbaterii Consiliului Local şi a proiectului ordinii de zi a şedinţei, consilierilor, Primarului, Viceprimarului şi secretarului Municpiului Adjud;
- participarea la şedinţele Consiliului local;
- numerotarea, înregistrarea şi evidenţa hotărârilor adoptate de Consiliul Local;
- întocmirea minutei şi a procesului verbal al şedinţelor de Consiliu Local;
- comunicarea hotărârilor instituţiilor şi persoanelor fizice interesate în vederea ducerii la îndeplinire;
- comunicarea hotărârilor Instituţiei Prefectului în termen de 10 zile lucrătoare de la data adoptării;
- afişarea pe pagina de internet a instituţiei a hotărârilor Consiliului Local;
- constituirea dosarelor speciale ale şedinţelor Municipiului Adjud;
- arhivarea dosarelor speciale ale şedinţelor Consiliului Local;
- întocmirea tabelelor de prezenţă a consilierilor locali la şedinţele organizate lunar;
- dispoziţiile Primarului;
- numerotarea, înregistrarea şi evidenţa dispoziţiilor emise de Primarul Municpiului Adjud;
- redactarea notelor de fundamentare a referatelor privind necesitatea şi oprtunitatea emiterii unor dispoziţii în legătură cu activitatea SAPL;
- redactarea dispoziţiilor de convocare a Consiliului Local şi a celor în legătură cu activitatea SAPL;
- comunicarea dispoziţiilor persoanelor fizice interesate în vederea ducerii la îndeplinire;
- comunicarea dispoziţiilor Instituţiei Prefectului în termen de 5 zile lucrătoare de la data emiterii;
- arhivarea dispoziţiilor în dosare speciale;
- declaraţii de avere şi interese aleşi locali;
- primirea şi înregistrarea declaraţiilor de avere şi de interese ale consilierilor locali;
- afişarea declaraţiilor de avere şi declaraţiile de interese pe pagina de internet a instituţiei, în termenul prevăzut de lege;
- transmiterea la Agenţia Naţională de Integritate de copii certificate ale declaraţiilor de avere şi interese în termenul prevăzut de lege;
- primirea şi rezolvarea solicitărilor Agenţiei Naţionale de Integritate în termenul prevăzut de lege;
- proceduri operaţionale;
- actualizarea permanentă a procedurilor existente la nivel de structură;
- satisfacţia cetățenilor.
Compartiment autoritate tutelară
Atribuțiile compartimentului autoritate tutelară sunt:
- efectuarea de anchete sociale pentru stabilire domiciliu minor, la solicitarea instituţiilor abilitate;
- efectuarea de anchete sociale pentru stabilirea pensiei de întreţinere, la solicitarea instituţiilor abilitate;
- efectuarea de anchete sociale pentru punerea sub interdicţie, la solicitarea instituţiilor abilitate;
- emiterea de dispoziţie instituire curatelă specială la solicitarea notarului public;
- emiterea de referate cu privire la dare de seamă curatori/tutori, la solicitarea instituţiilor abilitate;
- efectuarea de referate cu privire la propunere curator/tutore, la solicitarea instituţiilor abilitate;
- audienţe;
- înscrierea cetăţenilor în audienţă;
- participarea la audienţe;
- aducerea la cunoştinţă a solicitărilor cetăţeanului compartimentelor competente;
- organizarea alegerilor şi referendumurilor;
- întocmeşte şi actualizează listele electorale permanente;
- răspunde de corectitudinea înscrierilor din listele electorale permanente;
- ține evidenţa cetăţenilor cu drept de vot care işi fac mutaţia definitivă în municipiu, completând la zi listele electorale şi colaborând cu serviciile de evidenţa populaţiei din ţară;
- preia de la Biroul de Stare Civilă situaţia deceselor la zi şi răspunde de radierea lor din listele electorale;
- preia comunicările de condamnare şi ţine evidenţa lor făcând operaţiunile în listele permanente;
- eliberarea de copii ale listelor electorale permanente, în condiţiile legii;
- propune arondarea raţională a străzilor la secţiile de votare;
- propune numărul de secţii de votare, conform legii precum şi delimitarea acestora;
- întocmirea listei cu propuneri pentru preşedinți şi locţiitori ai secţiilor de votare;
- asigură toate materialele necesare pentru desfăşurarea alegerilor şi referendumurilor în conformitate cu legile electorale;
- distribuirea, colectarea şi centralizarea chestionarelor de măsurare a satisfacţiei cetăţenilor;
- raport semestrial privind gradul de satisfacţie al cetăţenilor;
Compartiment relații publice și registratură
Atribuțiile compartimentului relații publice și registratură sunt:
- petiţii şi liberul acces la informaţii;
- primirea şi înregistrarea petiţiilor/cererilor privind informaţiile de interes public;
- îndrumarea petiţiilor/cererilor spre rezolvare către compartimentele de specialitate, cu precizarea termenului de trimitere a răspunsului;
- transmiterea petiţiilor îndreptate greşit autorităţilor sau instituţiilor publice în a căror atribuţii intră rezolvarea problemelor semnalate şi înştiinţarea petentului despre aceasta;
- expedierea răspunsului către petiţionar, în termenul prevăzut de lege;
- clasarea petiţiilor anonime;
- arhivarea petiţiilor/cererilor privind informaţiile de interes public;
- întocmirea Raportului semestrial privind activitatea de soluţionare a petiţiilor;
- întocmirea Raportului anual privind accesul la informaţiile de interes public;
- monitorizarea respectării prevederilor Ordonanţei Guvernului nr. 27/2002 privind gestionarea petiţiilor;
- rezolvarea petiţiilor venite prin Poşta Specială adresate direct Primarului;
- monitorizarea respectării prevederilor Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public;
- gestionarea reclamaţiilor şi sesizărilor adresate direct Primarului (urmăreşte modul de rezolvare a acestora în termenul prevăzut de lege);
- transparenţa decizională;
- întocmirea unui anunţ în cazul elaborării proiectelor de hotărâri cu caracter normativ;
- afişarea anunţului la sediul Primăriei municipiului Adjud, publicarea în site-ul propriu şi transmiterea către mass-media locală;
- primirea şi înregistrarea într-un registru special al propunerilor, sugestiilor sau opiniilor persoanelor interesate cu privire la proiectul de act normativ propus;
- invitarea persoanelor care au prezentat sugestii şi propuneri în scris, cu valoare de recomandare la şedinţa Consiliului Local;
- întocmirea minutelor şedinţelor publice, afişarea la sediul propriu, publicarea în site-ul propriu şi arhivarea acestora;
- întocmirea Raportului anual privind transparenţa decizională, afişarea la sediul Primariei Municipiului Adjud şi publicarea în site-ul propriu;
- gestionarea propunerilor/sesizărilor telefonice (transmiterea spre rezolvare serviciilor de specialitate, urmărireae rezolvarii lor în cel mai scurt timp, înştiinţarea persoanei care a făcut propunerea/ sesizarea asupra modului de rezolvare);
- participarea şi implicarea în buna desfăşurare a dezbaterilor publice respectând prevederile Legii nr. 52/2003 privind transparenţa decizională, cu modificările și completările ulterioare;
- implicarea în organizarea consultării publice a bugetului anual al municipalităţii în colaborare cu Direcţia Economică (promovare, întocmire materiale de promovare, organizarea dezbaterilor publice, centralizare propuneri, redactare Proces Verbal al dezbaterii, arhivare materiale din mass-media pe acest subiect);
- realizarea Raportului Anual al Primarului în conformitate cu Legea nr. 215/2001, privind administraţia publică locală, republicată, cu modificările și completările ulterioare (strângerea informaţiilor de la serviciile de specialitate, întocmirea Raportului pe capitole şi subcapitole, alegerea fotografiilor şi inserarea lor în Raport, editarea şi arhivarea Raportului);
- ține evidenţa cererilor cetăţenilor, adreselor instituţiilor, asigură transmiterea lor, potrivit repartizării făcute şi urmăreşte comunicarea răspunsului în termenul legal;
- pune la dispoziţia cetăţenilor formularele tipizate prevăzute de lege;
- înregistrează actele, cererile şi documentaţiile depuse de cetăţeni pentru eliberarea autorizaţiilor, certificatelor, adeverinţelor, a altor acte emise de autoritatea locală;
- informarea cetăţenilor prin furnizarea pe loc a informaţiilor de interes public solicitate verbal;
- transmite, pe bază de semnătură, corespondenţa internă între compartimentele instituţiei;
- asigură în permanenţă o evidenţă corectă a circuitului documentelor în instituţie;
- multiplicarea documentelor şi corecta repartizare a acestora pe baza rezoluţiei dată de Primar;
- păstrează registrul unic de înregistrare a contractelor;
- păstrează registrul general de intrări ieşiri corespondenţă generală şi cel de corespondenţă cu Instituţia Prefectului;
- păstrează registrul unic de evidenţă a tuturor registrelor din Primărie;
- punerea la dispoziţia organelor de control a tuturor datelor, informaţiilor şi documentelor solicitate privind activitatea desfăşurată;
- corespondenţă;
- gestionarea corespondenţei (se primește, se ordoneazǎ şi se prezintǎ Primarului corespondenţa sositǎ prin Registraturǎ sau Poşta Specialǎ, se înregistreazǎ şi se predǎ la registraturǎ corespondenţa rezolvatǎ);
- gestionarea corespondenţei sosită prin Poşta Specială (se primeşte, se înregistreazǎ şi se distribuie la serviciile de specialitate corespondenţa sositǎ prin poşta specialǎ);
- întocmeşte necesarul şi gestionează efectele poştale (timbre, plicuri etc) pentru corespondenţă şi le decontează pe borderoul de expediere, confirmat de oficiul poştal local;
- primeşte, înregistrează şi prezintă zilnic la cabinetul Secretarului municipiului corespondenţa din ziua respectivă pentru soluţionare/repartizare la compartimentele specializate;
- scade din registrul de intrare-ieşire corespondenţa din ziua precedentă şi o repartizează prin condici de predare-primire la servicii, birouri, direcţii;
- ridică de la Oficiu Poştal corespondenţa zilnică;
- întocmirea actelor de expediere a corespondenţei adreselor şi altor documente prin poştă şi curier;
- asigură expedierea corespondenţei, zilnic, pe destinaţiile înscrise de direcţiile şi serviciile de resort sau date de Primar, secretar şi Viceprimar;
- asigură menţinerea registrelor de intrare/ieşire a corespondenţei în bune condiţii, clasarea şi arhivarea lor conform normelor legale;
- gestionarea timbrelor poştale necesare desfăşurării corespondenţei;
- arhivarea scrisorilor de mulţumire adresate Primarului;
- arhivarea corespondentei, a registrelor de corespondenţă internă si registrelor pentru Poşta Specială.
- secretariat şi protocol
- implicarea în buna organizare a şedinţelor, întrevederilor, întâlnirilor, acţiunilor de îndrumare şi control, precum şi alte asemenea evenimente, ale Primarului, Viceprimarului, Secretarului şi ale serviciilor din aparatul de specialitate al Primarului;
- asigurarea activităţii de protocol pentru toate aceste evenimete;
- asigurarea relaţionării telefonice cu alte instituţii pentru Primar, Viceprimar şi Secretar;
- convocarea telefonică a consilierilor locali ori de câte ori este necesar;
- convocări telefonice a altor persoane (conducători ai instituţiilor publice, oameni din mediul de afaceri, etc) ori de câte ori este nevoie;
- transmiterea documentelor în termen (fax);
- gestionează registrul de intrări – ieşiri corespondenţă fax;
- primeşte şi înregistrează corespondenţa fax, o repartizează compartimentelor de specialitate pe baza rezoluţiei Primarului, Viceprimarului sau Secretarului, după caz.
Compartiment arhivă
Atribuțiile compartimentului arhivă sunt:
- iniţiază întocmirea nomenclatorului arhivistic;
- asigură verificarea şi relaţionarea cu Arhivele Naţionale în vederea confirmării nomenclatorului;
- urmăreşte modul de aplicare al nomenclatorului la constituirea dosarelor;
- verifică şi preia pe bază de inventare şi procese verbale de la toate compartimentele Primăriei şi ale Consiliului local dosarele constituite;
- întocmeşte inventare pentru fondul arhivistic existent;
- ține evidenţa tuturor intrărilor şi ieşirilor din arhivă pe baza registrelor de intrare-ieşire şi verifică integritatea acestora;
- eliberează copii certificate ale documentelor din arhivă pe baza unei cereri;
- desfăşoară periodic activitatea specifică în cadrul comisiei de selecţionare a documentelor arhivei conform Legii nr. 16/1996 privind Arhivele Naţionale, republicată, cu modificările și completările ulterioare;
- asigură predarea arhivei către Arhivele naţionale;
- menţinerea ordinii şi asigurarea condiţiilor necesare păstrării arhivei.